NOTARIS SEBAGAI PEJABAT PEMBUAT AKTA

A.           Sejarah Notaris

Notaris adalah sebuah profesi yang pertama kali dikenal pada jaman Roma kuno. Pada masa itu ada jabatan khusus buat mereka yang mencatat pidato kaisar dan para petinggi-petinggi kerajaan serta panglima-panglima perang karena dulunya setiap perkataan ataupun pidato kaisar dan pejabat-pejabat kerajaan lainnya dapat saja menjadi peraturan baru buat rakyat disamping memang pada jaman itu sudah ada kesadaran untuk menyimpan setiap pidato-pidato penting dari kaisar. Mereka dikenal dengan istilah notarius, yang kemudian menjadi istilah/titel bagi golongan orang penulis cepat atau stenografer dan akhirnya menjadi kata notaris.

 Notaris adalah salah satu cabang dari profesi hukum yang tertua di dunia. Jabatan notaris ini tidak ditempatkan di lembaga yudikatif, eksekutif ataupun yudikatif. Notaris diharapkan memiliki posisi netral, sehingga apabila ditempatkan di salah satu dari ketiga badan negara tersebut maka notaris tidak lagi dapat dianggap netral. Dengan posisi netral tersebut, notaris diharapkan untuk memberikan penyuluhan hukum untuk dan atas tindakan hukum yang dilakukan notaris atas permintaan kliennya. Dalan hal melakukan tindakan hukum untuk kliennya, notaris juga tidak boleh memihak kliennya, karena tugas notaris ialah untuk mencegah terjadinya masalah.

Istilah Notaris mulai masuk ke  Indonesia pada permulaan abad ke 17 dengan beradanya “Oost Ind Compagnie” di Indonesia pada tanggal 27 Agustus 1620 diangkat notaris pertama di Indonesia yaitu Melchior Kerchem, sekretaris college van schepenen.

Setelah pengangkatan notaris pertama jumlah notaris di indonesia kian berkembang dan pada tahun 1650 di Batavia hanya ada dua orang notaris yang diangkat menurut kenyatannya para notaris pada waktu itu tidak mempunyai kebebasan didalam menjalankan jabatannya itu oleh karena mereka pada masa itu adalah pegawai dari Oost Ind compagnie bahkan tahun 1632 dikeluarkan plakat yang berisi ketentuan bahwa notaris, sekretaris dan pejabat lainnya dilarang untuk membuat akta-akta transport, jual beli, surat wasiat dan lain-lain akta, jika tidak mendapat persetujuan terlebih dahulu dari gubernur jenderal dan daden van indie dengan ancaman akan kehilangan jabatannya.

Namun dalam prakteknya ketentuan tersebut tidak dipatuhi oleh pejabat-pejabat yang bersangkutan maksud dan tujuan membawa lembaga notariat ke indonesia adalah untuk memenuhi kebutuhan akan alat bukti otentik  yang sangat dibutuhkan untuk menggunakan hal dan kepentingan yang timbul karena adanya transaksi dagang yang mereka lakukan.

Lembaga notariat di indonesia pada waktu itu belum dikenal dan meluas ke kota-kota kecil bahkan desa-desa hal ini dikarenakan sebelum perang dunia ke dua hampir seluruh notaris yang ada di Indonesia pada waktu itu adalah berkebangsaan Belanda sedangkan yang berkebangsaan indonesia sangat sedikit jumlahnya lagipula mereka mempunyai kedudukan dikota-kota besar sedangkan orang-orang indonesia berada di daerah-daerah disamping itu tingkat kesadaran dan budaya hukum masyarakat indonesia pada waktu itu suatu masyarakat yang bersifat primordial yang masih berpegang teguh pada hukum adatnya serta kaidah-kaidah religius, masih rendah dan sempit lebih-lebih lagi para pengasuh dari lembaga notariat itu lebih menitikberatkan orientasinya pada hukum barat semua itu merupakan faktor-faktor penghambat yang tidak menguntungkan bagi perkembangan dan untuk dikenalnya lembaga notariat ini dengan cepat dan secara luas dikalangan masyarakat yang justru harus dilayaninya

Lembaga kemasyarakatan yang dikenal sebagai notariat ini  timbul dari kebutuhan dalam pergaulan sesama manusia yang menghendai adanya alat bukti baginya mengenai hubungan hukum keperdataan yang ada dan/atau terjadi diantara mereka suatu lembaga dengan para pengabdinya yang ditugaskan oleh kekuasaaan umum(openbaar gezag) untuk dimana dan apabila undang-undang mengharuskan sedemikian atau dikehendaki oleh masyarakat membuat alat bukti trtulis yang mempunyai kekuatan otentik.

Atas dasar asas konkordasi maka lahirlah peraturan jabatan notaris di indonesia mengalami perubahan yang sebelum ada perubahan lain terakhir dengan undang-undang tentang adanya wakil notaris dan wakil notaris sementara undang undang tanggal 13 november 1954 nomor 33 lembaran negara 954 nomor 101 dan mulai berlaku tanggal 20 november 1954.

Dan sekarang Indonesia sudah memiliki undang-undang yang mengatur tentang jabatan notaris yaitu Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris yang  kemudian disingkat UUJN. UUJN ini disahkan pada masa pemerintahan Presiden Megawati Soekarnoputri pada tanggal 6 Oktober 2004.

B.            Jenis Notaris

Istilah notaris terbagi dalam dua jenis, yaitu:

1.        Notaris Civil Law; dan

2.        Notaris Common Law.

Notaris Civil Law yaitu yaitu lembaga notariat berasal dari Italia utara dan juga dianut oleh Indonesia. Ciri-cirinya ialah:

a.         Diangkat oleh penguasa yang berwenang;

b.        Tujuan melayani kepentingan masyarakat umum;

c.         Mendapatkan honorarium dari masyarakat umum

Sedangkan Notaris Common Law yaitu notaris yang ada di negara Inggris dan Skandinavia. Ciri-cirinya ialah:

a.         Akta tidak dalam bentuk tertentu;

b.        Tidak diangkat oleh pejabat penguasa.

C.           Syarat-syarat Diangkat Menjadi Notaris

Sesuai dengan pasal 3 UUJN maka syarat-syarat untuk diangkat menjadi Notaris adalah:

a.       Warga negara Indonesia. Karena notaris adalah pejabat umum yang menjalankan sebagian dari fungsi publik dari negara, khususnya di bagian hukum perdata. Kewenangan ini tidak dapat diberikan kepada warga negara asing, karena menyangkut dengan menyimpan rahasia negara, notaris harus bersumpah setia atas Negara Republik Indonesia, sesuatu yang tidak mungkin bisa ditaati sepenuhnya oleh warga negara asing.

b.      Berumur minimal 27 tahun. Umur 27 tahun dianggap sudah stabil secara mental dan emosional.

c.       Bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa. Diharapkan notaris tidak akan melakukan perbuatan asusila, amoral dll.

d.      Pengalaman. Telah menjalani magang atau nyata-nyata telah bekerja sebagai karyawan notaris dalam waktu 1(satu) tahun berturut-turut pada kantor notaris, atas prakarsa sendiri atau rekomendasi organisasi notaris setelah lulus magister kenotariatan supaya telah mengetahui praktek notaris, mengetahui struktur hukum yang dipakai dalam pembuatan aktanya, baik otentik ataupun di bawah tangan, dan mengetahui administrasi notaris.

e.       Ijazah. Berijazah sarjana hukum dan lulusan strata dua kenotariatan serta telah mengerti dasar-dasar hukum Indonesia.

f.       Bukan Pegawai Negeri Sipil. Tidak berstatus pegawai negeri, pejabat negara, advokat, pemimpin maupun karyawan BUMN, BUMD, dan perusahaan swasta atau jabatan lain yang oleh undang-undang dilarang untuk dirangkap dengan jabatan notaris. Notaris tidak boleh merangkap jabatan karena notaris dilarang memihak dalam kaitannya sebagai pihak netral supaya tidak terjadi beturan kepentingan.

D.           Prosedur Pengangkatan Notaris Sesuai Dengan UUJN

Menjadi seorang notaris tidaklah mudah, tetapi harus melalui berbagai tahapan dan harus memenuhi berbagai persyaratan. Adapaun tahapan-tahapan yang harus dilakukan adalah mengajukan permintaan ke Departemen Hukum dan HAM untuk pengangkatan sebagai notaris, dengan melampirkan:

a.       Nama notaris yang akan dipakai;

b.       Ijazah-ijazah yang diperlukan;

c.        Surat pernyataan tidak memiliki jabatan rangkap;

Apabila semua dokumen tersebut sudah lengkap dan telah diterima oleh departemen Hukum dan HAM, maka calon notaris menunggu turunnya surat keputusan menteri Hukum dan HAM. Setelah surat keputusannya turun,  calon notaris akan ditempatkan di wilayah tertentu.

Notaris harus bersedia disumpah sebagaimana disebutkan dalam pasal 4 dalam waktu maksimal 2 bulan sejak tanggal surat keputusan pengangkatan sebagai notaris. Notaris mengucapkan sumpah sesuai dengan agamanya masing-masing dihadapan menteri atau pejabat yang ditunjuk.

Sumpah jabatan yaitu: Melaksanakan jabatan dengan amanah, jujur, seksama, mandiri dan tidak berpihak. Kelima sifat ini adalah dasar karakter seorang pejabat notaris :

a.       Amanah: dapat dipercaya melaksanakan tugasnya yaitu melaksanakan perintah dari para pihak/orang yang menghendaki notaris untuk menuangkan maksud dan keinginannya dalam suatu akta dan para pihak membubuhkan tanda tangannya pada akhir akta.

b.       Jujur: tidak berbohong atau menutup-nutupi segala sesuatunya.

c.        Seksama: yaitu berhati-hati dan teliti dalam menyusun redaksi akta agar tidak merugikan para pihak.

d.       Mandiri: notaris memutuskan sendiri akta yang dibuat itu bersruktur hukum yang tepat serta dapat memberikan penyuluhan hukum kepada klien.

e.        Tak berpihak: netral, tidak memihak pada satu pihak.

f.        Menjaga sikap, tingkah laku dan menjalankan kewajiban sesuai dengan kode etik profesi, kehormatan, martabat dan tanggung jawab sebagai notaris” :

g.        Menjaga sikap dan tingkah laku: maksudnya harus mempunyai sifat profesional baik dalam atau di luar kantor.

h.       Menjalankan kewajiban sesuai dengan kode etik profesi, kehormatan, martabat dan tanggung jawab sebagai notaris: menjaga kehormatan martabat profesi notaris, termasuk tidak menjelekkan sesama kolega notaris atau perang tarif.

i.         Akan merahasiakan isi akta dan keterangan yang diperoleh dalam pelaksanaan jabatan. Merahasiakan isi akta dan keterangan yang diperoleh, maksudnya notaris harus mendengarakan keterangan dan keinginan klien sebelum menuangkannya dalam bentuk akta. Notaris berkewajiban untuk merahasiakan seluruh isi akta dan seluruh keterangan yang didengarnya. Hal ini berkaitan dengan “hak ingkar” yaitu hak yang dimiliki oleh notaris, notaris berhak untuk tidak menjawab pertanyaan hakim bila terjadi masalah atas akta notariil yang dibuatnya. Keterangan/kesaksian yang diberikan oelh notaris adalah sesuai dengan yang dituangkannya dalam akta tersebut. Hak ini gugur apabila berhadapan dengan undang-undang tindak pidana korupsi (pasal 16 UUJN)

j.         Tidak memberikan janji atau mejanjikan sesuatu kepada siapapun baik secara langsung atau tidak langsung dengan nama atau dalih apapun, yaitu berkaitan dengan hal pemberian uang untuk pengangkatan di wilayah tertentu.

Pada saat disumpah, notaris sudah menyiapkan segala suatu untuk melaksanakan jabatannya seperti kantor, pegawai, saksi, protokol notaris, plang nama dan lain-lain. Setelah disumpah, notaris hendaknya menyampaikan alamat kantor, nama kantor notarisnya, cap, paraf, tanda tangan dan lain-lain  kepada meteri Hukum dan HAM., organisasi notaris dan majelis pengawas.

E.             Kewenangan Notaris

Menurut pasal 15 UUJN wewenang Notaris adalah sebgai berikut:

1.        Membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan ketetapan yang diharuskan oleh peraturan perundangan dan/atau yag dikhendaki oleh yang berkepentingan, untuk dinyatakan dalam akta otentik, menajmin kepastian tanggal pembuatan akta, menyimpan akta, memberikan grosse, salinan dan kutipan akta, semuanya sepanjang pembuatan akta tersebut tidak ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat atau orang lain yang ditetapkan oleh undang-undang.

2.        Mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal pembuatan surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus (legalisasi).

Legalisasi adalah tindakan mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat dibawah tangan yang dibuat sendiri oleh orang perseorangan atau oleh para pihak diatas kertas yang bermaterai cukup yang di tanda tangani di hadapan notaris dan didaftarkan dalam buku khusus yang disediakan oleh notaris.

Notaris berwenang pula:

1.        Membukukan surat-surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus (waarmerking).

2.        Membuat kopi dari asli surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan.

3.        Melakukan pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya (legalisir).

4.        Memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan akta.

5.        Membuat akta yang berhubungan dengan pertanahan.

6.        Membuat akta risalah lelang.

7.        Membetulkan kesalahan tulis dan/atau kesalahan ketik yang terdapat pada minuta akta yang telah di tanda tangan, dengan membuat berita acara (BA) dan memberikan catatan tentang hal tersebut padaminuta akta asli yang menyebutkan tanggal dan nomor BA pembetulan, dan salinan tersebut dikirimkan ke para pihak (pasal 51 UUJN).

F.            Kewajiban Notaris

Menurut pasal16 UUJN disebutkan bahwa kewajiban Notaris adalah sebagai berikut:

1.             Bertindak jujur, seksama, mandiri, tidak berpihak dan menjaga kepentingan pihak yang terkait dalam perbuatan hukum;

2.             Membuat akta dalam bentuk minuta akta dan menyimpannya sebagai bagian dari protokol notaris, dan notaris menjamin kebenarannya; Notaris tidak wajib menyimpan minuta akta apabila akta dibuat dalam bentuk akta originali.

3.             Mengeluarkan grosse akta, salinan akta dan kutipan akta berdasarkan minuta akta;

4.             Wajib memberikan pelayanan sesuai dengan ketentuan dalam UUJN, kecuali ada alasan untuk menolaknya. Yang dimaksud dengan alasan menolaknya adalah alasan:

a.         Yang membuat notaris berpihak,

b.         Yang membuat notaris mendapat keuntungan dari isi akta;

c.          Notaris memiliki hubungan darah dengan para pihak;

d.         Akta yang dimintakan para pihak melanggar asusila atau moral.

5.             Merahasiakan segala suatu mengenai akta yang dibuatnya dan segala keterangan yang diperoleh guna pembuatan akta sesuai dengan sumpah \ jabatan.

6.             Kewajiban merahasiakan yaitu merahasiakan segala suatu yang berhubungan dengan akta dan surat-surat lainnya adalah untuk melindungi kepentingan semua pihak yang terkait.

7.             Menjilid akta yang dibuatnya dalam 1 bulan menjadi 1 buku/bundel yang memuat tidak lebih dari 50 akta, dan jika jumlahnya lebih maka dapat dijilid dalam buku lainnya, mencatat jumlah minuta akta, bulan dan tahun pembuatannya pada sampul setiap buku;Hal ini dimaksudkan bahwa dokumen-dokumen resmi bersifat otentik tersebut memerlukan pengamanan baik terhadap aktanya sendiri maupun terhadap isinya untuk mencegah penyalahgunaan secara tidak bertanggung jawab.

8.             Membuat daftar dan akta protes terhadap tidak dibayarnya atau tidak diterimanya surat berharga;

9.             Membuat daftar akta yang berkenaan dengan wasiat menurut uraian waktu pembuatan akta setiap bulan dan mengirimkan daftar akta yang dimaksud atau daftar akta nihil ke Daftar Pusat Wasiat Departemen Hukum Dan HAM paling lambat tanggal 5 tiap bulannya dan melaporkan ke majelis pengawas daerah selambat-lambatnya tanggal 15 tiap bulannya;

10.         Mencatat dalam repotrorium tanggal pengiriman daftar wasiat pada seiap akhir bulan;

11.         Mempunyai cap/stempel yang memuat lambang negara republik indonesia dan pada ruang yang melingkarinya dituliskan nama, jabatan, dan tempat kedudukan yang bersangkutan;

12.         Membacakan akta di hadapan pengahadap dengan dihadiri minimal 2 orang saksi dan ditanda tangani pada saat itu juga oleh para penghadap, notaris dan para saksi;

13.         Menerima magang calon notaris;

G.           Larangan Dalam Jabatan Notaris

Adapun larangan bagi notaris sesuai dengan pasal 17 UUJN adalah sebagai berikut:

1.             Menjalankan jabatan di luar wilayah jabatannya;

2.             Meninggalkan wilayah jabatannya lebih dari 7 hari kerja berturut-turut tanpa alasan yang sah;

3.             Merangkap sebagai pegawai negeri;

4.             Merangkap sebagai pejabat negara;

5.             Merangkap sebagai advokat;

6.             Merangkap jabatan sebagai pemimpin atau pegawai BUMN, BUMD, atau badan usaha swasta;

7.             Merangkap sebagai pejabat pembuat akta tanah di luar wialayah jabatan notaris;

8.             Menjadi notaris pengganti;

9.             Melakukan profesi lain yang bertentangan dengan norma agam, kesusilaan atau kepatutan yang dapat memengaruhi kehoramatan dan martabat jabatan notaris.

H.    Hal-hal Lainnya Tentang Notaris

Notaris hanya berkedudukan di satu tempat di kota/kabupaten, dan memiliki kewenangan wilayah jabatan seluruh wilayah provinsi dari tempat kedudukannya. Notaris hanya memiliki 1 kantor, tidak boleh membuka cabang atau perwakilan dan tidak berwenang secara teratur menjalankan jabatan dari luar tempat kedudukannya, yang artinya seluruh pembuatan akta harus sebisa mungkin dlaksanakan di kantor notaris kecuali pembuatan akta-akta tertentu. Notaris dapat membuat perserikatan perdata, dalam hal ini mendirikan kantor bersama notaris, dengan tetap memperhatikan kemadirian dan kenetralannya dalam menjalankan jabatan notaris.

Setiap notaris ditempatkan di suatu daerah berdasarkan formasi notaris. Formasi notaris ditentukan oleh menteri Hukum dan HAM. dengan mempertimbangkan usul dari organisasi notaris.

Formasi notaris ditentukan berdasarkan:

·           Kegiatan dunia usaha;

·           Jumlah penduduk;

·           Rata-rata jumlah akta yang dibuat oleh dan/atau di hadapan notaris setiap bulannya.

Sebagai pejabat umum, notaris memiliki jam kerja yang tidak terbatas. Untuk itu notaris memiliki hak cuti. Ketentuan mengenai cuti notaris menurut UUJN (pasal 25-32):

1.      Hak cuti bisa diambil setelah notaris menjalankan jabatannya secara efektif selam 2 tahun;

2.      Selama cuti, notaris harus memilih notaris pengganti;

3.      Cuti bisa diambil setiap tahun atau diambil sekaligus untuk beberapa tahun;

4.      Setiap pengambilan cuti maksimal 5 tahun sudh termasuk perpanjangannya;

5.      Selama masa jabatan notaris, jumlah waktu cuti paling lama ialah 12 tahun;

6.      Permohonan cuti diajukan ke:

a.       Majelis pengawas daerah, untuk cuti tidak lebih dari 6 bulan;

b.       Majelis pengawas wilayah, untuk cuti 6 bulan sampai dengan 1 tahun;

c.        Majelis pengawas pusat, untuk cuti lebih dari 1 tahun.

1.      Selain notaris itu sendiri, dalam keadaan terdesak, suami/istri atau keluarga sedarah dalam garis lurus dari notaris dapat memohonkan permohonan cuti kepada majelis pengawas;

2.      Apabila permohonan cuti diterima maka akan dikeluarkan sertifikat cuti yang dikeluarkan oleh pejabat yang ditunjuk;

3.      Apabila permohonan cuti ditolak oleh pejabat yang berwenang memberikan cuti, maka penolakan itu harus disertai oleh alasan penolakan;

4.      Notaris yang cuti wajib menyerahkan protokol notaris ke notaris pengganti. Apabila pada saat cuti, notaris meninggal dunia, maka notaris yang menggantikannya menjalankan jabatannya. Suami/istri atau keluarga sedarah dalam garis lurus dari notaris wajib melaporkannya kepada majelis pengawas daerah dalam jangka waktu 7 hari kerja sejak notaris itu meninggal.

Notaris pengganti adalah orang yang diangkat sementara untuk menggantikan notaris yang sedang cuti, sakit, atau untuk sementara berhalangan menjalankan jabatannya sebagai notaris (UUJN pasal 1 angka 3). Syaratnya (UUJN pasal 33 angka 1):

1.      WNI;

2.      Cukup umur (27 tahun);

3.      Berijazah sarjana hukum;

4.      Telah berkerja sebagai karyawan kantor notaris paling sedikit 2 tahun berturut-turut.

Notaris pengganti habis masa kerjanya setelah masa cuti notaris selesai.

Notaris pengganti khusus ialah seseorang yang diangkat sebagai notaris untuk menggantikan seorang notaris, untuk membuat akta tertentu, karena di daerah kabupaten atau kota tidak ada notaris lain, sedangkan notaris yang menurut ketentuan UUJN tidak boleh membuat akta yang dimaksud (UUJN pasal 1 angka 4), syaratnya sama dengan notaris pengganti, yaitu:

1.      WNI;

2.      Cukup umur (27 tahun);

3.      Berijazah sarjana hukum;

4.      Telah berkerja sebagai karyawan kantor notaris paling sedikit 2 tahun berturut-turut.

Notaris pengganti khusus ditunjuk oleh majelis pengawas daerah, dan ahnaya berwenang untuk membuat akta untuk kepentingan notaris dan keluarganya. (UUJN Pasal 34 ayat 1). Notaris pengganti khusus tidak disertai dengan penyerahan protokol notaris (UUJN pasal 34 ayat 2).

Pejabat sementara notaris, yaitu seseorang yang untuk sementara menjalankan jabatan notaris bagi notaris yang:

1.      Meninggal dunia;

2.      Diberhentikan;

3.      Diberhentikan sementara.

Pemberhentian Notaris menurut UUJN (pasal 8-14) Pemberhentian notaris bisa dikarenakan 3 hal, yaitu: Notaris berhenti dari jabatannya dengan hormat, karena:

1.      Meninggal dunia;

2.      Berumur 65 tahun, yang berarti memasuki masa pensiun, kecuali diperpanjang sampai umur 67 tahun apabila sehat;

3.      Permintaan sendiri;

4.      Tidak mampu secara rohani atau jasmani, dibuktikan dengan kinerja yang bruk selama 3 tahun berturut-turut;

5.      Merangkap jabatan.

Notaris diberhentikan sementara dari jabatannya karena:

1.      Dalam proses pailit atau penundaan pembayaran utang; Notaris yang bersangkutan dapat dipulihkan haknya setelah keadaan tersebut telah selesai.

2.      Berada di bawah pengampuan; Notaris yang bersangkutan dapat dipulihkan haknya setelah keadaan tersebut telah selesai.

3.      Melakukan perbuatan tercela; Notaris yang bersangkutan dapat dipulihkan haknya setelah masa pemberhentian sementara berakhir (masa pemberhentian sementara maksimal 6 bulan).

4.      Melanggar kewajiban dan larangan jabatan

Notaris yang bersangkutan dapat dipulihkan haknya setelah masa pemberhentian sementara berakhir.

Dalam hal merangkap jabatan, notaris wajib mengambil cuti dan memilih notaris pengganti. Jika tidak memilih notaris pengganti, maka MPD akan menunjuk notaris lain sebaga pemegang protokol notaris. Setelah tidak lagi merangkap jabatan dapat kembali menjadi pejabat notaris.

Notaris diberhentikan dengan tidak hormat karena:

·         Dinyatakan pailit atas putusan pengadilan yang telah memiliki kekuatan hukum yang tetap;

·         Berada di bawah pengampuan selama lebih dari 3 tahun;

·         Melakukan perbuatan yang merendahkan kehormatan dan martabat jabatan notaris;

·         Melakukan pelanggaran berat terhadap kewajiban dan larangan jabatan.

Pengawasan notaris menurut UUJN (pasal 67-81) Notaris merupakan jabatan yang mandiri dan tidak memiliki atasan secara struktural, jadi notaris bertanggung jawab langsung kepada masyarakat. Pengawas notaris adalah menteri Hukum dan HAM, yang dalam rangka mengawasi notaris membentuk majleis pengawas dengan unsur:

·         Pemerintah; Sebagai penguasa yag mengangkat pejabat notaris.

·         Notaris; Notaris dilibatkan karena notaris yang mengetahui seluk-beluk pekerjaan notaris.

·         Akademisi. Kehadirannya dikaitkan dengan perkembangan ilmu hukum, karena lingkup kerja notaris bersifat dinamis dan selalu berkembang.

Yang diawasi oleh majelis pengawas:

·         Tingkah laku notaris;

·         Pelaksanaan jabatan notaris;

·         Pemenuhan kode etik notaris, baik kode etik dalam organisasi notaris ataupun yang ada dalam UUJN;

Organisasi notaris adalah wadah perkumpulan notaris. Di Indonesia, hanya ada satu organisasi yang diakui yaitu Ikatan Notaris Indonesia (INI). INI telah ada dari awal munculnya profesi notaris di Indonesia. Wadah yang diakui hanya satu karena wadah profesi ini memiliki satu kode etik. Dan juga diakui oleh Departemen Hukum dan HAM, sesuai dengan keputusan menteri Hukum dan HAM No.M.01/2003 pasal 1 butir 13.

  

LARANGAN DAN SANKSI DALAM JABATAN NOTARIS

  

Notaris adalah juga manusia yang dalam melaksanakan tugasnya pasti ada kesalahan dan juga kekhilafan, disamping itu juga tidak tertutup kemungkinan banyak notaris yang nakal, berniat jahat ataupun terlalu mementingkan diri sendiri. Untuk itu dalam jabatan notaris yang dinaungi oleh Ikatan Notaris Indonesia memiliki kode etik untuk mengarahkan kinerja notaris ke arah yang lebih baik dan juga memberi sanksi apabila notaris melakukan kesalahan.

Dalam kode etik notaris diatur segala hal yang berkaitan dengan tindakan-tindakan yang mana yang harus dilakukan dan yang mana yang tidak dapat dilakukan.

Sering sekali ditemukan kasus yang melibatkan notaris yang mungkin terjadi karena ketidaktahuan mereka atau memang sengaja demi materi. Kasus tersebut seperti penerbitan akta jual beli tanah terhadap tanah yang tidak melibatkan pemilik sahnya. Dan juga masih banyak kasus-kasus lainnya.

Lebih lanjut Kode Etik Notaris mengatur tentanga larangan-larangan dan sanksi-sanksi terhadap notaris. Adapun larangan tersebut adalah sebagai berikut sebagaimana tertulis dalam pasal 4 Kode Etik Notaris:

1.      Mempunyai lebih dari 1 (satu) kantor, baik kantor cabang ataupun kantor perwakilan.

2.      Memasang papan nama dan/atau tulisan yang berbunyi “Notaris/Kantor Notaris” di luar lingkungan kantor.

3.      Melakukan publikasi atau promosi diri, baik sendiri maupun secara bersama-sama, dengan mencantumkan nama jabatannya, menggunakan sarana media cetak dan/atau elektronika, dalam bentuk :

a.       Iklan;

b.      Ucapan selamat;

c.       Ucapan belasungkawa;

d.      Ucapan terima kasih;

e.       Kegiatan pemasaran;

f.       Kegitan sponsor, baik dalam bidang sosial, keagamaan, maupun olahraga.

4.      Bekerja sama dengan biro jasa/orang/Badan Hukum yang pada hakekatnyabertindak sebagai perantara untuk mencari atau mendapatkan klien.

5.      Menandatangani akta yang proses pembuatan minutanya telah dipersiapkan oleh pihak lain.

6.      Mengirimkan minuta kepada klien untuk ditandatangani.

7.      Berusaha atau berupaya dengan jalan apapun, agar seseorang berpindah dari Notaris lain kepadanya, baik upaya itu ditujukan langsung kepada klien yang bersangkutan maupun melalui perantaraan orang lain.

8.      Melakukan pemaksaan kepada klien dengan cara menahan dokumen-dokummen yang telah diserahkan dan/atau melakukan tekanan psikologis dengan maksud agar klien tersebut tetap membuat akta kepadanya.

9.      Melakukan usaha-usaha, baik langsung maupun tidak langsung yang menjurus ke arah timbulnya persaingan yang tidak sehat dengan sesama rekan Notaris.

10.  Menerapkan honorarium yang harus dibayar oleh klien dalam jumlah yang lebih lebih rendah dari honorarium yang telah ditetapkan oleh Perkumpulan.

11.  Memperkerjakan dengan sengaja orang yang masih berstatus karyawan kantor Notaris lain tanpa persetujuan terlebih dahulu dari Notaris yang bersangkutan.

12.  Menjelekkan dan/atau mempersalahkan rekan Notaris atau akta yang dibuat olehnya. Dalam hal seorang Notaris menghadapi dan/atau meenemukan suatu akta yang dibuat oleh rekan sejawatnya yang ternyata di dalamnya terdapat kesalahan-kesalan yang serius dan/atau membahayakan klien, maka notaris tersebut wajib memberitahukan kepada rekan sejawat yang bersangkutan atas kesalahan yang dibuatnya dengan cara yang tidak bersifat menggurui, melainkan untuk mencegah timbulnya hal-hal yang tidak diinginkan terhadap klien yang bersangkutan ataupun rekan sejawat tersebut.

13.  Membentuk kelompok sesama rekan sejawat yang bersifat eksklusif dengan tujuan untuk melayani kepentingan suatu instansi atau lembaga, apalagi menutup kemungkinan bagi Notaris lain untuk berpartisipasi. Notaris wajib memperlakukan rekan Notaris sebagai keluarga seprofesi, sehingga diantara sesama rekan Notaris harus saling menghormati, saling membantu serta selalu berusaha menjalin komunikasi dan tali silaturahim.

14.   Menggunakan dan mencantumkan gelar yang tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Mencantumkan gelar yang tidak sah merupakan tindak pidana, sehingga Notaris dilarang menggunakan gelar-gelar tidak sah yang dapat merugikan masyarakat dan Notaris itu sendiri.

15.   Melakukan perbuatan-perbuatan lain yang secara umum disebut sebagai pelanggaran terhadap Kode Etik Notaris, antara lain namun tidak terbatas pada pelanggaran-pelanggaran terhadap:

a.       Ketentuan-ketentuan dalam UUJN;

b.      Penjelasan Pasal 19 ayat (2) UUJN;

c.       Isi Sumpah Jabatan Notaris;

d.      Hal-hal yang menurut ketentuan Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga dan/atau keputusan-keputusan lain yang sudah ditetapkan organisasi INI yang tidak boleh dilakukan anggota.

Pengawasan terhadap para notaris juga dilakukan oleh pemerintah berdasarkan :

a.       SEMARI  No. 2 Tahun 1984 tentang Tata Cara Pengawasan terhadap Notaris.

b.      Keputusan bersama ketua MA dan Men. Keh. No : KMA/066/SKB/VII/ 1987., No. M. 04-PR.08. 05 Tahun 1987. Tentang Tata Cara pengawasan, penindakan dan pembelaan diri Notaris.

Alasan seorang notaris dikenai penindakan adalah :

1.             Mengabdikan keluhuran martabat atau tugas jabatan.

2.             Melakukan pelanggaran terhadap peraturan yang berlaku.

3.             Melakukan perbuatan tercela atau yang bertentangan dengan kesusilaan, baik didalam maupun diluar menjalankan jabatannya sebagai notaris.

Bentuk penindakan dapat berupa :

1.      Tegoran dengan lesan atau tertulis

2.      Peringatan keras dengan surat

3.      Pemberhentian sementara dari jabatannya selama 3 sampai 6 bulan

4.      Pemberhentian dari jabatannya sebagai notaris

Pengawasan terhadap notaris berdasarkan SEMA No. 2 tahun 1984, dengan latar belakang bahwa notaris harus berperilaku baik dan tidak tercela, kode etik bersifat mengikat untuk seluruh notaris dan dihargai sebagai tolok ukur dan bahan pertimbangan dalam pengawasan. Pekerjaan notaris berkaitan dengan pembuatan akta-akta dan pemeliharaan protokol-protokol yang penting sekali dalam pembuktian, oleh karena itu diperlukan integritas moral bagi notaris.

Beberapa contoh pelanggaran terhadap UUJN yang dilakukan oleh oknum Notaris dalam pembuatan akta-akta Notaris, yaitu :

1.      Akta dibuat tanpa dihadiri oleh saksl-saksl, padahal di dalam akta itu sendiri disebut dan dinyatakan "denqan dihadiri saksi-saksi"

2.      Akta yang bersangkutan tidak dibacakan oleh Notaris

3.      Akta yang bersangkutan tidak ditandatangai di hadapan Notaris, bahkan min uta Akta tersebut dibawa oleh orang lain dan ditandatangani oleh dan ditempat yang tidak diketahui oleh Notaris yang bersangkutan

4.      Notaris membuat akta diluar wilayah jabatannya, akan tetapi Notaris yang bersangkutan mencantumkan dalam akta tersebut seolah-oleh dilangsungkan dalam wilayah hukum kewenangannya atau seolah-oleh dilakukan di tempat kedudukan dari Notaris tersebut.

5.      Seorang Notaris membuka kantor cabang dengan cara sertiap cabang dalarn  waktu yang bersamaan melangsungkan dan memproduksi akta Notaris yang seolah-olah kesemua akta tersebut dibuat di hadapan Notaris yang bersangkutan.

Akibat hukum terhadap akta yang dibuat oleh Notaris yang telah rnelakukan pelanggaran terhadap Undang-Undang Jabatan Notaris, yaitu kata Notaris tersebut tidak otentik dan akta itu hanya mempunyai kekuatan seperti akta yang dibuat di bawah tangan apabila ditandatangani oleh para pihak yang bersangkutan.

Pelanggaran terhadap UUJN seperti yang dicontohkan di atas, sudah mengakibatkan kerugian terhadap masyarakat atau pengguna jasa Notaris, bisa diajukan oleh masyarakat kepada Majelis Pengawas Daerah. Yang kemudian mekanismenya disesuaikan dengan UUJN. Dalam UUJN ditentukan sanksi-sanksi dalam Pasal 84 dan 85 bagi pelanggaran jabatan Notaris.

Kode etik Notaris yang diatur oleh organisasi Notaris yaitu !katan Notaris Indonesia (IN!) merupakan salah satu organisasi profesi jabatan Notaris yang diakui dan telah mempunyai cabang di seluruh Indonesia. Pelanggaran menurut Kode etik Notaris diatur dalam Pasal1 angka (9) yaitu :

Pelanggaran adalah perbuatan atau tindakan yang dilakukan oleh Perkumpulan maupun orang lain yang memangku dan menjalankan jabatan nolaris yang melanggar ketentuan Kode Etik dan/atu disiplin organisas;

Contoh pelanggaran terhadap kode etik Notaris oleh oknum Notaris dalam menjalankan jabatannya, yaitu :

1.      Notaris menempatkan pegawai/asistennya di suatu tempat tertentu antara lain : di kantor perusahaan. kantor bank yang menjadi klien Notaris tersebut, untuk memproduksi akta-akta yang seolah-oleh sam a dengan dan seperti akta yang memenuhi syarat forma!

2.      Notaris lebih banyak waktu melakukan kegiatan diluar kantornya sendiri, dibandingkan dengan apa yang dilakukan di kantor serta wilayah jabatannya

3.      Beberapa oknum Notaris untuk memperoleh kesempatan supaya dipakai jasanya oleh pihak yang berkepentingan antara lain instansi perbankan dan perusahaan real estate, berperilaku tidak etis atau melanggar harkat dan martabat jabatannya yaitu : memberikan jasa- imbalan berupa uang komisi kepada instansi yang bersangkutan. bahkan dengan permufakatan menyetujui untuk dipotong langsung secara prosentase dari jumlah honorarium. Besarnya cukup bahkan ada yang sampai 60%. Atau mengajukan permohonan seperti dan semacam rekanan dan menandatangani suatu perjanjian dengan instansi yang sebetulnya adalah klien dari Notaris itu sendiri dengan syarat-syarat yang ditentukan oleh instansi tersebut.

Taktik banting harga yang terjadi di kalangan Notaris diakibatkan oleh Penumpukkan penempatan Notaris di suatu daerah tertentu. Hal ini menjadikan persaingan tidak sehat diantara kalangan Notaris. Hal ini akibat makin ketatnya persaingan pad a profesi jabatan Notaris, sejalan dengan banyaknya berdiri praktikpraktik Notaris baru, oleh karena itu untuk menyiasati kondisi yang sedemikian sebagian Notaris memasang tariff untuk jasanya dengan harga dibawah standar.

Berdasarkan contoh di atas, rnasalah yang paling mendasar adalah etika dan moral seorang Notaris, yang notabene adalah seorang pejabat umum. Kalau menyangkut etika dan moral, sulit mengaturnya dalarn bentuk peraturan, balk di tingkat kode etik maupun tingkat peraturan umum. Itu benar-benar menyangkut pribadi Notaris yang bersangkutan. Oampak dari kasus tersebut para Notaris telah menyelewengkan tugas jabatannya dan mengambil pekerjaan di luar wewenangnya.

Sanksi dalam Kode Etik tercantum dalam pasal 6 :

1.      Sanks; yang dikenakan terhadap anggota yang melakukan pefanggaran Kode Etik dapat berupa :

a. teguran

a. peringatan

a. schorsing (pemecatan sementara) dari keanggotaan perkumpulan

a. onzetfing ( pemecatan) dari keanggotaan perkumpulan

a. Pemberhentian dengan tidak hormat dari keanggotaan Perkumpulan

2.      Penjatuhan senksi-senksi sebagaimana terurai di atas terhadap anggota yang melanggar kode etik disesuaikan dengan kualitas pelanggaran yang dilakukan anggota.

Yang dimaksud sebagai sanksi adalah suatu hukuman yang dimaksudkan sebagai sarana, upaya dan alat pemaksa ketaatan dan disiplin anggota perkumpulan maupun orang lain yang memangku dan menjalankan jabatan Notaris dalam menegakkan kode etik dan disiplin organisasi.

Penjatuhan sanksi terhadap anggota yang melakukan pelanggaran terhadap kode etik Notaris dilakukan oleh Dewan Kehormatan yang merupakan alat perlengkapan perkumpulan yang berwenang melakukan pemeriksaan atas pelanggaran kode etik termasuk didalamnya juga menjatuhkan sanksi kepada pelanggarnya sesuai dengan kewenangan masing-masing (termuat dalam Pasal B)

Terhadap pelanggaran Notaris dilakukan pengawasan oleh organisasi Notaris yaitu Ikatan Notaris Indonesia (INI) terhadap anggotanya, yang secara langsung mengontrol Notaris yang dilakukan oleh Dewan Kehormatan, yang dalam Pasal 1 angka (8) Kode Etik Notaris :

Dewan Kehormatan adalah alat perlengkapan Perkumpulan sebaga; suatu badan atau lembaga yang mandiri dan bebas dari keberpihakan da/am Perkumpulan yang bertugas untuk :

a.       melakukan pembinaan, bimbingan, pengawasan, pembenahan anggota dalam menjunjung tinggi Kode Etik,

b.      memeriksa dan mengambil keputusan atas dugaan pelanggaran ketentuan kode etii: yang bersifat internal atau yang tidak mempunyai kaitan dengan kepentingan rnasyarakatsecara~ngsung

c.       rnemberikan saran dan pendapat kepada Majelis Pengawas atas dugaan pelanggaran kode etik dan jabatan Notaris

Dewan Kehormatan memeriksa dan mengambil keputusan atas dugaan pelanggaran ketentuan kode etik yang sifatnya "internal" atau yang tidak mempunyai kaitan dengan kepentingan masyarakat secara langsung (pasal 1 ayat 8 bagian a)

Pemeriksaan dan penjatuhan sanksi pada tingkat pertama dilaksanakan oleh Dewan Kehormatan Daerah yang baru akan menentukan putusannya mengenai terbukti atau tidaknya pelanggaran kode etik serta penjatuhan sanksi terhadap pelanggarnya, setelah mendengar keterangan dan pembefaan diri dari keperluan itu. Bila dalam putusan sidang dewan kehormatan daerah terbukti adanya pelanggaran kode etik, maka sidang sekaligus "menentukan sanksi" terhadap pefanggarnya. (pasal 9 ayat (5)).

Sanksi teguran dan peringatan oleh Dewan Kehormatan Daerah tidak wajib konsultasi dahulu demgan Pengurus Daerahnya, tetapi sanksi pemberhentian sementara (schorsing) atau pemecatan (onzetting) adri keanggotaan diputusakan dahulu dengan pengurus Dasarnya (Pasaf 9 ayat (8)

Pemeriksaan dan penjatuhan sanksi pada tingkat banding dilaksanakan oleh Dewan Kehormatan Wilayah (Pasal 10). Putusan yang berisi penjatuhan sanksi pemecatan sementara (schorsing) atau pemecatan (onzetting) dari keanggotaan perkumpulan dapat diajukan/dimohonkan banding kepada Dewan Kehormatan Wilayah. Apabila pemeriksaan dan penjatuhan sanksi dalam tingkat pertama telah dilakukan oleh Dewan Kehormatan Wilayah, berhubung pada tingkat kepengurusan daerah yang bersangkutan belum dibentuk Dewan Kehormatan Daerah, maka keputusan Dewan Kehormatan Wilayah tersebut merupakan keputusan tingkat banding.

Pemeriksaan dan Penjatuhan saksi pada tingkat terakhir dilaksanakan oleh Dewan Kehormatan Pusat (pasal 11). Putusan yang berisi penjatuhan sanksi pemecatan sementara (schorsing) atau pemecatan (onzetting) dari keanggotaan perkumpulan yang dilakukan oleh Dewan Kehormatan Wilayah dapat diajukanl dimohonkan pemeriksaan pada tingkat terakhir kepada Dewan Kehormatan Pusat.

Eksekusi atas sanksi-sanksi dalam pelanggaran kode etik berdasarkan putusan yang ditetapkan oleh dewan Kehormatan Daerah, dewan Kehorrnatan Wilayah maupun yang ditetapkan oleh Dewan Kehormatan Pusat dilaksanakan oleh Pengurus Daerah.

Dalam hal pemecatan sementara secara rinci tertuang dalam pasal 13.

Dalam hal pengenaan sanksi pemecatan sementara (schor sing) demikian juga sanksi onzetting maupun pemberhentian dengan tidak hormat sebagai anggota perkumpulan terhadap pelanggaran sebagaimana yang dimaksud dalam Pasal 13 diatas wajib diberitahukan oleh Pengurus Pusat kepada Majelis Pengawas Daerah (MPD) dan tembusannya disampaikan kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia.